Der True-Up-Service: Professionelle Auswahl der benötigten Software

Kein Betrieb kann es sich heute noch erlauben, ohne Computer auszukommen. Die dabei eingesetzten Programme sollten gut ausgewählt werden, denn sie sind mit einigen Kosten verbunden. Wer dafür einen optimalen Nutzen erhalten möchte, kann einen True-up durchführen.

Ohne Software keine tägliche Arbeit
Moderne Unternehmen kommen am Einsatz von computerbasierten Systemen nicht mehr vorbei. Früher oder später stellt sich somit die Frage, welche Hard- und Software dafür verwendet werden soll. Viele Firmen setzen auf den Branchenriesen – und entscheiden sich für Microsoft. Der Produzent von Computerprogrammen bietet seinen Nutzern im Rahmen eines sogenannten Enterprise Agreement zwei Optionen: Die Betriebe können die gewünschte Software kaufen oder mieten. Die dabei erworbenen Lizenzen gelten für das gesamte Unternehmen. Es findet daher eine Standardisierung statt, die es neben dem Hauptsitz allen Filialen ermöglicht, auf bestimmte Programme zuzugreifen – egal, ob diese nun stationär auf einem Computer sowie einem Server abgelegt wurden oder ob sie über das Internet in Anspruch genommen werden.

Grundlagen für den True-Up-Service
Microsoft bietet seinen Nutzern darüber hinaus die Möglichkeit an, einmal im Jahr einen sogenannten True-up durchzuführen. Dabei muss das als Lizenznehmer auftretende Unternehmen genau darlegen, welche weitere Software sie neben den im Enterprise Agreement festgelegten Programmen aus dem Hause Microsoft verwendet hat. Das Agreement kann nun für alle Unternehmensbereiche auf die neu einbezogene Software erweitert werden. Die bisher geltende Standardisierung wird folglich auf zusätzliche Produkte ausgedehnt, die dafür benötigten Lizenzen werden erteilt. Der gesamte Prozess eines solchen True-up erstreckt sich in der Regel über etwa drei Monate. Genug Zeit für die Analyse, welche Programme genutzt werden und worauf künftig verzichtet werden kann. Beschleunigt wird dieses Vorgehen durch den True-Up-Service.

Die Qual der Wahl
Die Frage, welche Software verwendet wird, dürfte für viele Unternehmen eine erhebliche Relevanz besitzen. Denn damit sind nicht alleine die Kosten verbunden, die für sämtliche Lizenzen entrichtet werden müssen. Vielmehr können die genutzten Programme auch die tägliche Arbeit erleichtern oder sie hemmen. Ein guter Konzern ist daher stark von der eingesetzten Software abhängig. Sie hilft ihm dabei, bestimmte Prozesse zu optimieren, Bearbeitungszeiten zu verringern und laufende Ausgaben zu senken. Der einmal im Jahr durchgeführte True-up gilt daher als wichtiger Termin für die meisten Unternehmen. Hier geht es nunmehr darum, die bisher akzeptierte Standardisierung zu hinterfragen und gegebenenfalls eine Änderung für die Computerprogramme durchzuführen. Microsoft hilft seinen Lizenznehmern bei dieser Herausforderung.

So umfangreich ist der True-Up-Service
Die Analyse der genutzten Software kann das Unternehmen eigenständig durchführen. Besser ist es indes, das darauf spezialisierte Fachpersonal wie zum Beispiel von Bechtle Schweiz in diese Aufgabe einzubeziehen. Denn ebenso wie die sich stetig verändernden Computerprogramme können sich auch die Wünsche und Bedürfnisse eines Betriebes im Laufe von Monaten und Jahren neu ausrichten. Entsprechend sorgfältig muss gewählt werden, auf welche Software die Standardisierung für das kommende Jahr angewendet werden soll. Auch, um für den Lizenznehmer letztlich ein optimales Verhältnis zwischen den investierten Kosten und dem dafür erhaltenen Nutzen zu generieren. Ein solcher True-Up-Service hilft folglich dabei, alle in diesem Prozess auftretenden Fragen zu beantworten und das Unternehmen mit genau jenen Programmen auszustatten, die es für das kommende Jahr benötigen wird.